Privacyverklaring telefoonassistent

Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2026

Deze verklaring gaat over de gegevens die wij verwerken als je een van onze restaurants belt en de digitale assistent opneemt: Heemelrijck Centrum, Heemelrijck De Pijp, Heemelrijck Leidseplein, La Nostra Gigí en Mesa Mesa. Appt je ons liever, dan geldt de privacyverklaring voor WhatsApp.

Wie verwerkt je gegevens

Fifteen Hospitality is verantwoordelijk voor de verwerking, voor alle vijf de restaurants. Vragen over je gegevens kun je stellen via youri@fifteenhospitality.com.

Met wie je praat

Je spreekt met een digitale assistent en niet met een medewerker. Hij kan een reservering opnemen, vragen over het restaurant beantwoorden en een bericht voor het team vastleggen. Vraag je om een medewerker, of kan de assistent je niet verder helpen, dan verbindt hij je door naar een medewerker van Fifteen Hospitality, op de tijden dat er iemand is ingeschakeld. Een reservering die niet binnen onze regels past, beslist een medewerker van het restaurant zelf.

Welke gegevens wij verwerken

• Het telefoonnummer waarmee je belt, en wanneer en hoe lang je belde.
• Een opname van het gesprek, en de tekst ervan zoals een spraakherkenning die uitschrijft. Aan het begin van het gesprek laten wij je weten dat het wordt opgenomen.
• Wat je zelf vertelt: je naam, een mobiel nummer of e-mailadres als je dat geeft, de datum, de tijd en het aantal personen, en een opmerking zoals een gelegenheid, een allergie of een dieetwens.
• Een korte samenvatting van het gesprek en een beoordeling door een taalmodel van hoe het gesprek ging (bijvoorbeeld of je geholpen bent). Daarmee houden wij de kwaliteit van de assistent in de gaten.
• Staat je telefoonnummer al bij ons bekend uit een eerder bezoek, dan kan de assistent je naam herkennen en vragen of hij met jou spreekt. Meer dan je naam krijgt de assistent daarvan niet te zien.

Een allergie of dieetwens kan een gezondheidsgegeven zijn. Noem die alleen als je wilt dat het restaurant er rekening mee houdt: door het zelf te noemen geef je daarvoor uitdrukkelijk toestemming. Wij geven hem door met je reservering, aan het restaurant en aan het reserveringssysteem, en hij staat in de opname, de tekst en de samenvatting van het gesprek. Vragen wij erom in een bevestiging per WhatsApp, dan staat hij daar ook in. Wij vragen nooit om betaalgegevens of een identiteitsbewijs aan de telefoon. Noem die dus ook niet.

Waarvoor wij ze gebruiken

• Je reservering aannemen, wijzigen of annuleren, en je bevestigen. Op je verzoek sturen wij die bevestiging per WhatsApp.
• Je vraag beantwoorden, of een bericht voor het restaurant vastleggen en je zo nodig doorverbinden.
• Je terugbellen als je ophangt terwijl je een grote groep wilde reserveren en wij het nog niet hadden kunnen vastleggen: dan krijgt het restaurant je nummer en het aantal personen om je terug te bellen.
• Het gesprek terugluisteren als er iets misgaat, bijvoorbeeld bij een verkeerd verstane naam, een klacht of een verschil van mening over wat is afgesproken.
• Je naam controleren: na het gesprek schrijven wij de opname nog een keer uit met een andere spraakherkenning, om te zien of je naam goed is verstaan. Wijkt die af, dan krijgt het restaurant dat te lezen bij je reservering. Die tweede uitschrijving verwijderen wij direct na de controle.
• De assistent verbeteren. Meldt een medewerker dat een gesprek niet goed ging, dan laten wij een taalmodel dat gesprek lezen om er een les uit te halen.

De grondslag is de uitvoering van je reservering. Voor het opnemen, terugluisteren en verbeteren is dat ons gerechtvaardigd belang om gasten goed te helpen, fouten recht te kunnen zetten en misverstanden te kunnen oplossen. Wij gebruiken je gegevens niet voor reclame en voegen je niet toe aan een nieuwsbrief.

Een bericht als wij je niet konden helpen

Belde je ons en konden wij je niet helpen, of hing je al snel op, dan sturen wij je één WhatsApp-bericht met de vraag waarmee wij je kunnen helpen. Dat doen wij naar mobiele nummers en naar nummers uit het buitenland, hoogstens één keer per 7dagen per nummer en alleen overdag. Onder het bericht staat een knop "Geen berichten meer". Druk je daarop, dan sturen wij je geen bericht meer. Je nummer gebruiken wij daar alleen voor.

Met wie wij ze delen

• ElevenLabs, dat de spraakassistent levert: het verstaat wat je zegt, spreekt terug en bewaart de opname. Een deel van die verwerking kan buiten de Europese Unie plaatsvinden. ElevenLabs maakt daarvoor gebruik van andere dienstverleners, onder meer Google, voor de samenvatting, de indeling en de beoordeling van het gesprek.
• Anthropic, dat het taalmodel levert dat bepaalt wat de assistent zegt, en dat wij ook zelf gebruiken voor het leren van een gemeld gesprek. Die gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen.
• Altijd Online, ons telefoonbedrijf, dat je gesprek doorgeeft en ziet welk nummer belt en hoe lang het duurt.
• Supabase, waar onze database draait, met opslag binnen de Europese Unie, en Vercel, waar onze software draait, in Frankfurt.
• De reserveringssystemen waarin het restaurant je tafel inboekt (OpenTable en Placemat), met je naam, telefoonnummer, e-mailadres en de opmerking bij je reservering.
• Microsoft, omdat je reservering of bericht per mail naar het restaurant gaat. Het restaurant kan ook een dagoverzicht per mail krijgen, met per gesprek het nummer van de beller en een samenvatting.
• Meta Platforms Ireland, als je een bevestiging per WhatsApp ontvangt.

Verder verkopen of delen wij je gegevens niet.

Hoe lang wij ze bewaren

De opname, de tekst van het gesprek, de samenvatting en de beoordeling bewaren wij hoogstens zesendertig maanden, bij ElevenLabs en in onze eigen database. Daarna verwijdert een dagelijkse opschoning ze op beide plekken. Je reservering zelf en het bericht dat het restaurant van ons kreeg bewaren wij zolang dat nodig is voor onze reserverings- en gastenadministratie. De mail die het restaurant van ons ontving valt onder de mailadministratie van het restaurant, en een bevestiging die wij je per WhatsApp stuurden onder de termijn in de privacyverklaring voor WhatsApp.

Je rechten

Je mag inzien welke gegevens wij van je hebben, ze laten corrigeren of laten verwijderen, en bezwaar maken tegen de verwerking. Dat geldt ook voor de opname van een gesprek. Stuur daarvoor een bericht naar youri@fifteenhospitality.com met het nummer waarmee je belde en ongeveer wanneer, dan zoeken wij het gesprek erbij. Wij reageren binnen vier weken. Ben je het niet eens met hoe wij ermee omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

De opnames en gesprekken staan in afgeschermde omgevingen. Een gesprek terugluisteren kan alleen met een persoonlijk account: eigenaren en beheerders zien alle restaurants, andere medewerkers alleen het restaurant waar zij werken.

Wijzigingen

Verandert er iets aan de manier waarop wij met je gegevens omgaan, dan passen wij deze pagina aan en werken wij de datum bovenaan bij.